Logo CzechELib Logo NTK

Národní centrum pro pořizování, správu a využívání elektronických informačních zdrojů

Úvod

Záměrem projektu je vytvořit národní centrum CzechELib, které bude zajišťovat centrálně pro celou výzkumnou a vzdělávací sféru v ČR nákup a zpřístupnění klíčových elektronických informačních zdrojů (EIZ) pro potřeby vědy, výzkumu a vzdělávání.

Centrum bude zajišťovat pro své členy zejména následující činnosti:

  • výběr EIZ pro centrální podporu,
  • realizace výběrových řízení na dodavatele EIZ,
  • sjednání licenčních smluv a vlastní nákup EIZ,
  • podpora členským institucím při zpřístupnění a využívání pořízených EIZ,
  • podpora členským institucím pro zpracování bibliometrických analýz,
  • správa a vedení statistik využívání zdrojů.

Projekt byl zahájen 1. 1. 2017 vytvořením Řídicího výboru projektu vedeného náměstkem ministryně školství, mládeže a tělovýchovy Robertem Plagou, vyčleněním Projektového dohledu v rámci Odboru strategických programů a projektů na MŠMT a vytvořením odboru CzechELib v Národní technické knihovně.
V Řídicím výboru jsou zastoupeni budoucí hlavní uživatelé - veřejné vysoké školy a ústavy Akademie věd ČR.
Řediteli CzechELib / vedoucímu odboru CzechELib je k disposici Odborná Rada složená převážně ze zkušených expertů - bývalých i současných vedoucích konsorcií v projektech LR i OP VaVpI.
Personální obsazení je uvedeno v záložce LIDÉ

Základní kontakt/Basic Contact

+420 232 002 535
info@czechelib.cz
Identifikátor datové schránky: syd69w9

Adresa/Address

NTK/CzechELib
Technická 2710/6
160 80 Praha 6 - Dejvice
Česká republika

Kontakt pro vydavatele/Contact for Publishers

licensing@czechelib.cz

Další dotazy/Other Enquiries

Radka Spiesová
manažer komunikace/Head of Communication
radka.spiesova@czechelib.cz
+420 721 300 336

Parametry projektu
Celkem alokováno 1 297 549 tis. Kč.
Podpoře nákupu elektronických informačních zdrojů bude věnováno přes 90 % celkové částky projektu.
Podpora na nákup EIZ bude v letech 2018-2020 poskytnuta z prostředků projektu, na roky 2021-22 se předpokládá obnovení podpory nákupu ze SR/VaVaI.
Odhadovaná výše rovnoměrné podpory (pro všechny obory, instituce a EIZ) bude cca 60 % na všechny EIZ s výjimkou citačních a hodnoticích nástrojů (Web of Science, Scopus, InCites, SciVal), kde je plánovaná v přibližné výši 70 %.
Z prostředků projektu nelze poskytnout dotaci na udržitelnost OP VaVpI projektů.
Realizace projektu byla zahájena 1. ledna 2017.

  • Personální obsazení projektu
    V říjnu 2016 se uskutečnilo úspěšné výběrové řízení na Hlavního manažera projektu. Naproti tomu výběrové řízení na ředitele CzechELib doposud nepřineslo vhodného kandidáta. Proto byla na doporučení Projektového dohledu provisorně rolí ředitelky pověřena Ing. Eva Dibuszová, Ph.D.
    Řídicí výbor
    • Robert Plaga, předseda / MŠMT
    • Milan Pospíšil, místopředseda / RVŠ, ČKR
    • Martin Lhoták / AV ČR
    • Gabriela Pokorná / Sekce I MŠMT
    • Martin Svoboda / NTK
    Projektový dohled
    • Jan Hátle / MŠMT
    Vedoucí pracovníci projektu
    • Jiří Burgstaller - zástupce hlavního projektového manažera
    • Milan Rosůlek - manažer projektu / finanční manažer
    • Dagmar Davidová - finanční manažerka
    • Eva Dibuszová - provizorní ředitelka CzechELib
    • Jiří Jirát - nastavení pravidel a administrace
    • Jan Pokorný - technologická podpora
    • Radka Spiesová - publicita, podpora uživatelů
    Odborná rada
    • Miroslav Bartošek, MUNI / Big 4
    • Iva Burešová, KNAV / WoS
    • Ondřej Fabián, UTB / Tech
    • Jiří Jirát, VŠCHT / Chem, místopředseda
    • Barbora Katolická, ZČU
    • Martin Lhoták, AV ČR
    • Lenka Maixnerová, NLK / Med
    • Lenka Němečková, ČVUT
    Odborná rada - pokračování
    • Hana Nová, NK / SSH
    • Marie Paráková, UK / stálý host
    • Jiří Pavlík, UK / Med, geo,...
    • Svatopluk Rieger, UPOL / Nat sci
    • Martin Svoboda, NTK / předseda
    • Věra Svobodová, MENDELU / Agri
    • Václav Šubrta, VŠE / Ekon + právo
    • Marie Zagorová, MUNI / Právo, fil.
  • Bývalé pracovní skupiny pro přípravu projektu
    V listopadu 2015 náměstek ministryně Robert Plaga ve spolupráci s vysokými školami a Akademií věd nominoval zástupce do tzv. širší skupiny (převážně z řídicí sféry) a do pracovní skupiny (převážně z knihoven).
    V listopadu 2016 byla činnost Širší skupiny a Pracovní skupiny formálně ukončena děkovnými dopisy náměstka ministryně Roberta Plagy.
    Širší skupina
    • Hanuš Hemola / NK
    • Petr Konvalinka / ČKR
    • Jiřina Nováková / RVVI
    • Milan Pospíšil / RVŠ
    • Eva Zažímalová /AV ČR
    Pracovní skupina
    • Miroslav Bartošek / MUNI
    • Iva Burešová / KNAV
    • Eva Dibuszová / VŠCHT
    • Ondřej Fabián / UTB
    • Jitka Feberová / UK
    • Jiří Jirát / AKVŠ
    • Barbora Katolická / ZČU
    • Martin Lhoták / AV ČR
    • Hana Nová / NK
    • Martin Svoboda / NTK
    • Věra Svobodová / MENDELU
    MŠMT
    • Jiří Burgstaller
    • Jana Hakenová
    • Jakub Nevěřil
    • Milan Rosůlek
Historie projektu
20. 12. 2016 Řídicí orgán podepsal Právní akt. Projekt může začít k 1. 1. 2017.
9. 12. 2016 První informační schůzka zájemců o účast v projektu.
5. 12. 2016 Výběrová komise schvaluje projekt s drobnými úpravami.
30. 11. 2016 3. schůze Řídicího výboru CzechELib.
21. 10. 2016 2. schůze Řídicího výboru CzechELib.
13. 10. 2016 Řídicí orgán s drobnými úpravami schválil postup přípravy projektové žádosti. Lhůty projednání, schválení a přípravy právního aktu odsouvají zahájení projektu na leden 2017.
23. 9. 2016 Monitorovací výbor programu OP VVV jednohlasně projekt CzechELib schválil a doporučil k podání žádosti o podporu.
30. 8. 2016 Porada vedení MŠMT rozhodla o schválení Charty projektu.
11. 8. 2016 Ustavující schůze Řídicího výboru CzechELib.
26. 7. 2016 Porada vedení MŠMT rozhodla o schválení Projektového záměru.
18. 7. 2016 2. Kulatý stůl - rozhodl o zkrácení doby podpory nákupu EIZ z prostředků projektu.
březen - červenec práce na Projektovém záměru a Chartě projektu.
29. 1. 2016 1. Kulatý stůl - úvodní presentace projektu na schůzce Širší skupiny, Pracovní skupiny a skupiny MŠMT.
listopad 2015 Zahájení spolupráce NTK s MŠMT, jmenování členů pracovních skupin.
červen 2015 Po nástupu ministryně Valachové zahájena jednání s náměstky Plagou a Velčovským.
2014 Projednání s representací VŠ a AV ČR.
říjen 2013 Konference KRE s účastí představitelů národních center Estonska, Finska a Norska.
2013 Studie Deloitte, presentace a jednání s AKVŠ.
únor 2012 prof. Málek předkládá pozměňovací návrh k návrhu RVVI na vyhlášení programu „Informace – základ výzkumu“.
cca 2010 Začíná se hovořit o neefektivitě systému pořizování elektronických informačních zdrojů.

Od konce 90. let poskytuje vláda ČR podporu nákupu elektronických informačních zdrojů jako podstatné "suroviny" pro rozvoj výzkumu a vzdělávání – jako je tomu i jinde v řadě rozvinutých zemí. Přestože je ekonomicky žádoucí nákup požadovaných zdrojů mezi jednotlivými organizacemi úzce koordinovat, byla doposud podpora poskytována formou soutěže. V současnosti existuje cca 18 konsorcií obsluhujících od několika málo až do 70 institucí; celkem jde o zhruba 130 institucí odebírajících zhruba stovku zdrojů (což může být jediný důležitý časopis anebo kolekce několika tisíc časopisů či stovek knih).

Současný model se postupně optimalizoval co do počtu „konsorcií“, přesto však podle studie zpracované firmou Deloitte trpí vysokou administrativní náročností, rozdrobeností a z toho plynoucí nekoncentrovanou vyjednávací kompetencí působící horší licenční a cenové podmínky. V posledním období vlivem financování části „projektů“ z evropských prostředků se fragmentace dále posílila.

Cílem projektu CzechELib je vytvořit jedno centrum, které bude s koncentrovanou vyjednávací silou efektivně obstarávat nákup elektronických informačních zdrojů pro celou oblast VaV, zdroje bude spravovat a povede věrohodné statistiky o jejich využívání. Na jeho přípravě se podílela Širší skupina (decision makers), Pracovní skupina (vedoucí pracovníci akademických knihoven) a skupina pracovníků MŠMT.

Projekt byl připraven jako Individuální systémový projekt v rámci Prioritní osy 1, Specifický cíl 4 Operačního programu Výzkum, vývoj, vzdělávání v gesci Ministerstva školství, mládeže a tělovýchovy ČR.

Harmonogram aktivit na rok 2017
2. 1. 2017 Zahájení realizace projektu
leden 2017 Vytvoření databáze institucí
leden - březen 2017 Sběr požadavků institucí na EIZ
březen Setkání Odborné rady I.
březen-květen 2017 Vytvoření metodik:
(projednáno s Odbornou radou a schváleno Řídicím výborem)
- Metodika výběru EIZ
- Metodika vyjednávání
- Metodika výše kofinancování
duben/květen 2017 Získání plných mocí od institucí k jednání s vydavateli
květen/červen 2017 Získání předběžných cenových nabídek pro jednotlivé EIZ
červen 2017 Setkání Odborné rady II
červen - září 2017 Finální rozhodnutí institucí o účasti v konsorciích
červen - prosinec 2017 Vyjednávání, veřejné zakázky, uzavírání smluv
  • EIZ, které letos nebudou soutěženy - 22. srpna 2017
    Po dalším kole hlasování je znám seznam EIZ, které letos NEBUDOU soutěženy.

    Průběžně zpřesňujeme cenové kalkulace tak, aby byla dodržena hranice 50 % podpory; některé cenové nabídky ještě projdou úpravou a doplněním; některé sporné případy bude muset rozhodnout Odborná rada. V budoucnu tak mohou být vyloučeny i další zdroje, tento seznam tedy ještě nemusí být definitivní.

    Poznámka “hranice 3+ dosažena až v r. 2019 resp. 2020” znamená, že výsledky z 1. a 2. kola hlasování indikují, že dostatečný počet institucí bude dosažen až v těchto letech. Jestli bude daný EIZ v těchto letech opravdu zařazen, bude rozhodnuto až podle aktuální situace (počet institucí může klesnout pod stanovenou mez).

    Na finální Metodice pro výběr EIZ stále pracujeme - chceme, aby odrážela skutečné potřeby institucí a reálné možnosti CzechELib, proto ji ještě modifikujeme podle zpětné vazby, kterou dostáváme v průběhu jednání o zdrojích. Očekáváme, že finální verzi projedná Odborná rada a schválí Řídicí výbor do konce září.
    Seznam vyřazených EIZ

  • Co nás v následujících měsících čeká - 22. srpna 2017
    • Doladění metodiky výběru EIZ a výběr EIZ (srpen).
    • Finální/dočišťovací kolo (předpokládáme září).
    • Průběžná jednání s vydavateli, ověřování a vyjednávání licenčních podmínek.
    • Vypracování legislativního rámce pro VZ mezi NTK/CzechElib a účastnickými institucemi.
    • Zaslání návrhu rámcové “uživatelské” smlouvy mezi NTK/CzechElib a účastnickými institucemi (v závislosti na jednáních/právnících až na úrovni vládní Komise pro transparentní zadávání VZ - září/říjen).
    • Termín, do kterého musí být podepsány “uživatelské” smlouvy (31. říjen).
    • Další vyjednávání s vydavateli.
    • Podpisy licenčních smluv (prosinec 2017).
  • Komuniké č. 9 - 27. března 2017
    5. zasedání Řídicího výboru (ŘV) dne 22. února 2017

    Řídicí výbor byl Projektovým týmem CzechELib seznámen s „Plánem veřejných zakázek“.
    Ředitelka CzechELib představila návrh "Plánu etap výběru, vyjednávání, nákupu a zajišťování přístupu k EIZ“.

    Dne 2. a 3. 3. 2017 zasedala Odborná rada projektu CzechELib (OR), kde byl schválen její Statut a jednací řád.
    OR dále schválila a doporučila Řídicímu výboru (ŘV) k přijetí per rollam následující dokumenty:
    1. 1. Principy financování EIZ v projektu CzechELib.
    2. 2. Metodiku výběru EIZ pro získání prvotních cenových nabídek v r. 2017.
    3. 3. Postoj k výběru jednotlivých časopisů.
    4. 4. Způsob využití zálohy na EIZ alokované na r. 2017 (pro předplatné na r. 2018).
    Výše uvedené dokumenty byly ŘV per rollam schváleny dne 17. 3. 2017.
  • Komuniké č. 8 - 25. ledna 2017
    4. zasedání Řídícího výboru dne 25. ledna 2017

    ŘV byl informován o tom, že projekt je momentálně ve fázi zahájení, kdy jsou analyzovány procesy, které budou hotovy do konce února. V průběhu března a dubna bude probíhat nastavení projektu (detailní projektový plán, vývojový diagram atd.). Cílem je získat informace o tom jaké jsou výstupy projektu a kdo za ně bude zodpovědný. Detailně budou tyto aktivity rozpracovány na tento rok.

    Členové ŘV byli seznámeni s průběhem získávání informací o potřebě EIZ u koncových uživatelů:
    V průběhu uzavřených smluv se již nebudou nejspíše přibírat noví zájemci.
    V současné době probíhá 1. kolo sběru požadavků uživatelů na EIZ , které bude ukončeno k 31. 1. 2017. Z hlasování budou vyňaty požadavky na zakoupení manažerských nástrojů InCites a SciVal. Pro rozhodnutí o výběru a datu zahájení předplatného bude ustavena ad hoc pracovní skupina na úrovni ŘV, RVŠ, RVVI, AV ČR. Na nákup těchto nástrojů budou rezervovány prostředky v původně plánované výši.
    Člen ŘV pan Lhoták požádal o vypracování hrubého plánu etap vážících se k EIZ a jejich uživatelům (kdy je plánován sběr, vyjednávání atd.). Dále v této věci více komunikovat přes stránky projektu.

  • Komuniké č. 7 - 23. prosince 2016
    Projekt byl definitivně přijat

    Dne 20. prosince 2016 15:49:44 vydal systém MS2014+ depeši
    Dobrý den,
    dnes byl Vám vydán právní akt,
    ... (podepsaný náměstkem Velčovským).
    Projekt bude do stavu fyzické realizace převeden dne 1. 1. 2017.
    S pozdravem
    Radoslav Antal

    Děkujeme účastníkům schůzky 9. 12. 2016

    za všechny návrhy a doplnění požadovaných zdrojů. Odborná rada je posoudila a podala řadu návrhů, jak nejlépe seznam připravit. Po vyčištění bude seznam k disposici pro první kolo hlasování na začátku ledna.

    Klidné svátky a úspěšný nový rok

    přeje celý tým CzechELib
    P. F. 2017

  • Komuniké č. 6 - 18. prosince 2016
    3. schůze Řídicího výboru projektu dne 30. 11. 2016
    • Členové ŘV byli informováni o postupu schvalování projektové žádosti
    • Členům ŘV byla předána stanoviska hodnotitelů a byli požádáni o vyjádření k nim, případné úpravy Charty a rozpočtu budou odsouhlaseny per rollam
    • Podpis Právního Aktu se očekává po 15. 12. 2016
    • ŘV schválil do pozice Hlavního manažera projektu pana Eduarda Pitku
    • Dokud se nepodaří vybrat Ředitele CzechELib, bude touto rolí pověřena paní Eva Dibuszová
    • ŘV schválil osoby navržené do Odborné rady projektu a s nominací seznámí RVŠ, ČKR a AV ČR
    • Členové ŘV byli pozváni na informační schůzku zájemců o účast v projektu CzachELib, pro zaneprázdnění se nezúčastní. Naproti tomu účast přislíbil pan ředitel Burgstaller a jeho tým
    • ŘV potvrdil stanovisko, že uživateli projektu mohou být pouze výzkumné organizace vymezené zákonem č. 130/2002 Sb., o podpoře výzkumu a vývoje z veřejných prostředků a o změně některých souvisejících zákonů (zákon o podpoře výzkumu a vývoje) a další subjekty, uvedené v Chartě projektu (2.10 Uživatelé a další zainteresované skupiny).

    9. 12. 2016 proběhlo setkání zájemců o účast v projektu CzechELib

    Děkujem všem za aktivní účast a doplňující otázky.
    Obsáhlý zápis ze setkání i obě presentace jsou k disposici v sekci Dokumenty

    Výběrová komise přijala 5. 12. 2016 projektovou žádost s dílčími připomínkami

    Řídicí orgán přijal vypořádání připomínek
    Do systému byly 13. 12. vloženy poslední upravené dokumenty a vypořádání připomínek, a rovněž dokumenty potřebné pro podpis Právního aktu
    Čekáme na výzvu k podpisu Právního aktu

    Klidné svátky a úspěšný nový rok

    přeje celý tým CzechELib
    P. F. 2017

  • Komuniké č. 5 - 10. listopadu 2016
    Projektová žádost byla předložena 31. 10. 2016

    Dne 7. listopadu vydal systém MS2014+ depeši
    Vážená paní/vážený pane,
    fáze kontroly přijatelnosti a formálních náležitostí na projektu CZ.02.1.01/0.0/0.0/16_040/0003542 byla ukončena, zároveň došlo ke zveřejnění kontrolního listu prostřednictvím IS KP14+.
    Žádost o podporu bude dále postoupena do fáze věcného hodnocení.
    S pozdravem ŘO OP VVV

    Nabídka k zapojení do projektu CzechELib

    byla zveřejněna 2. 11. 2016 na stránkách MŠMT v sekci výzkum a na stránkách NTK.
    V Obchodním věstníku byla zveřejněna 11. 11. 2016.

    Výzva se týká pouze institucí, které nejsou zapojeny do projektů LR a OP VaVpI.
    Ty, které zapojeny byly, budou osloveny automaticky.

    Setkání zájemců o účast v projektu CzechELib

    se uskuteční dne 9. 12. 2016 od 12:00 v Ballingově sále Národní technické knihovny, Technická 6, Praha 6.
    V čase 11:30-12:00 bude k disposici káva, čaj a možná koláčky :-)

    Ukončení činnosti Pracovní skupiny a Širší skupiny

    Předseda Řídicího výboru projektu náměstek ministryně Robert Plaga po roce činnosti formálně ukončil působení členů tzv. Širší skupiny a zaslal jim děkovné dopisy.
    Na neformální schůzce v NTK dne 9. 11. 2016 byla ukončena i činnost Pracovní skupiny a členům byly za účasti zástupce MŠMT předány děkovné dopisy náměstka ministryně Roberta Plagy.

  • Komuniké č. 4 - 23. října 2016
    Povinná konzultace s Řídicím orgánem OP VVV dne 13. 10. 2016

    Řídicí orgán až na zpřesnění některých položek schválil postup přípravy projektové žádosti, která bude podána do 31. 10.
    Lhůty na přezkoumání, hodnocení a schválení projektu a přípravu právního aktu však neumožní uskutečnit podpis právního aktu dříve než v prosinci 2016.
    Zástupci ŘO přislíbili, že vyvinou veškeré úsilí, aby projekt mohl být zahájen k 1. 1. 2017

    2. schůze Řídicího výboru projektu dne 21. 10. 2016

    Hlavním bodem jednání bylo představení a schválení úprav v Chartě projektu vyplývajících ze zpracování projektové žádosti v MS 2014+.
    Řídicí výbor vzal na vědomí posunutí zahájení realizace projektu způsobené lhůtami na posouzení projektové žádosti a přípravu právního aktu a z toho plynoucí úpravu rozpočtu.
    Projektová žádost bude předložena k 31. 10. 2016 a zahájení projektu se předpokládá k 1. 1. 2017.

  • Komuniké č. 3 - 3. října 2016
    Výběrové řízení na Hlavního projektového manažera

    NTK vypíše tento týden výběrové řízení na pozici Hlavního projektového manžera. Do zahájení projektu ho bude financovat ze svých prostředkůa následně z finančních prostředků projektu.

    Výběrové řízení na budoucího ředitele CzechELib

    Původně vybraný budoucí ředitel týden před svým plánovaným nástupem oznámil, že z osobních důvodů nemůže nastoupit. NTK tedy znovu vypisuje výběrové řízení i na tuto pozici.

    Příprava seznamu zdrojů pro zjišťování zájmu

    V minulém týdnu začal Dr. Jirát v předstihu ověřovat a doplňovat u vedoucích stávajících konsorcií údaje o odebíraných zdrojích, jejich odběratelích, cenách, časové platnosti smluv, stavu předplatného, atd. Cílem je připravit konsistentní podklady pro zjištění skutečného zájmu o zdroje na příští období 2018 - 2022.

    Smyslem této mravenčí práce je připravit kvalitní data pro webový nástroj, který umožní (pravděpodobně ve více kolech) všem zájemcům najít rovnováhu mezi svou potřebou elektronických informačních zdrojů a svými disponibilními finančními zdroji.

    Děkujeme všem zúčastněným za spolupráci.

    Setkání zástupců uživatelů EIZ

    Jak jsme informovali v Parametrech projektu, připravuje Realizační tým setkání všech zástupců uživatelů EIZ také ještě před oficiálním zahájením projektu. Setkání je plánováno na listopad 2016. O přesném termínnu budeme potenciální účastníky setkání včas informovat.

  • Komuniké č. 2 - 25. září 2016
    Charta schválena Poradou vedení MŠMT dne 30. 8. 2016
    Projekt CzechELib presentován na konferenci Knihovny současnosti v Olomouci dne 8. 9. 2016
    Projekt CzechELib představen ve videokonferenci zastupcům Evropské Komise dne 14. 9. 2016

    K obsahu projektu nebyly žádné připomínky. Komentáře zastupců DG REGIO EK se týkaly jednak výše rozpočtu (blížícího se limitu tzv. velkého projektu), jednak udržitelnosti projektu, tj. financování nákupu EIZ po skončení podpory z projektu. Připomínky byly vypořádány.

    Charta schválena Monitorovacím výborem programu OP VVV dne 23. 9. 2016

    Projekt CzechELib získal jednohlasný souhlas Monitorovacího výboru cum laude, bez jediné negativní připomínky a s pochvalnými vyjádřeními jak od zástupců DG REGIO EK, tak od zástupců Konference rektorů, od AV ČR i Rady vlády pro výzkum.

  • Komuniké č. 1 - 15. srpna 2016
    Projektový záměr schválen Poradou vedení MŠMT dne 26. 7. 2016
    Charta předložena MŠMT do připomínkového řízení dne 9. 8. 2016
    Ustavující schůze Řídicího výboru projektu dne 11. 8. 2016

    Přítomni: Ing. Robert Plaga, Ph.D. (předseda, zadavatel projektu, náměstek pro vysoké školství, vědu a výzkum), Ing. Gabriela Pokorná (zástupce ekonomické sekce MŠMT, ředitelka odboru správce rozpočtu), prof. Ing. Milan Pospíšil, Ph.D. (místopředseda, zástupce RVŠ), Ing. Martin Lhoták (zástupce AV ČR), Ing. Martin Svoboda (zástupce příjemce dotace, ředitel NTK)

Statut a jednací řád Odborné rady

1. 3. 2017

Zápis z informační schůzky CzechELib

9. 12. 2016

Prezentace CzechELib - Národní centrum pro elektronické informační zdroje - technické detaily

9. 12. 2016

Prezentace CzechELib - Národní centrum pro elektronické informační zdroje - informační schůzka

9. 12. 2016

Prezentace Charty projektu pro Monitorovací výbor

23. 9. 2016

Předkládací zpráva pro schválení Charty PV MŠMT

31. 8. 2016

Charta projektu schválená PV MŠMT

31. 8. 2016

Ustavující schůze Řídicího výboru projektu

Zápis ze dne 11. 8. 2016

Projektový záměr schválený PV MŠMT

26. 7. 2016

2. Kulatý stůl

Zápis ze dne 18. 7. 2016

Jednání k přípravě projektového záměru

Zápis ze dne 21. 6. 2016

Pověřovací dopis náměstka Ing. R. Plagy, Ph.D.

14. 6. 2016

1. Kulatý stůl

Zápis ze dne 29. 1. 2016

National Licensing Centre for Electronic Information Resources – CzechELib

This project aims to ensure the effective purchase of and access to key electronic information resources (EIR) for their users in the fields of research, development, and innovation in the Czech Republic, thereby significantly reducing public (research organizations) spending on related administrative activities.

The project is managed by the Czech National Library of Technology (Národní technická knihovna – NTK). Together with experts from the Ministry of Education, Youth and Sports, CzechELib represents all major EIR users, that is, public universities, institutes of the Czech Academy of Sciences (Akademie věd České republiky – AV ČR), libraries, and other research organizations, in negotiating license agreements.

The National Licensing Centre for Electronic Information Resources - CzechELib project is co-funded by the European Union – Operational Programme Research, Development and Education in the years 2017 – 2022.

 
FAQs For Publishers

CzechELib is a six year project subsidised from the EU Operating program with a total subsidy of almost 50 million euro in the years 2017 to 2022. The main goal is to establish a national centre for electronic resources. The first year 2017 is devoted to setting up and equipping the centre and negotiating the resources for the years 2018 to 2022. The grant will support both the establishment and the operation of the centre throughout the whole time span of the project. Acquisition of electronic resources will be supported from the EU grant just in the years 2018 till 2020. Starting January 1, 2021 the subsidy from state budget is expected to be reinstated. This is important from the point of view of contract terms. Though we want to close agreements for 5 year terms, we have to leave open the possibility of terminating the contracts in 2020 without sanctions.
From January 1, 2023 onwards both procurement of e-resources and operations of CzechELib should be funded from the state R&D budget.

A. Principles, participants

Q A.1. Does CzechELib replace the current consortia?
CzechELib is the only channel through which the central state subsidy for purchase of e-resources shall be allocated from now on. At the same time CzechELib shall become the sole negotiator for such supported e-resources. This role has been officially assigned to NTK/CzechELib by Ministry of Education, Youth and Sports of the Czech Republic. Of course it is possible that institutions form their separate consortia, but they cannot get the state subsidy.

Q A.2. Can you tell us how the nomination of the participating institutions happened? What was your message to institutions?
At the end of 2016 all possible candidates (including all members of current consortia) were invited to take part in this project and to let us know what e-resources they would like to subscribe to. We announced it on our website, on the website of the Ministry of Education and in the Business Journal. Hopefully everyone knew and it was explained that it is an opportunity for the research institutions. We asked the interested institutions to nominate a representative which would communicate with us. In January we opened the first round of electronic resources nominations. We then sent out a request for preliminary quote to all the publishers that appeared on the list. To our great surprise - there were almost 300 publishers/electronic resources nominated.

Q A.3. Which institutions are eligible for the funding? What are the criteria?
As this consortium is supported from the R&D money, Ministry of Culture has decided, that in order to be eligible for receiving the subsidy the institutions have to have a status of a research organization as defined in the Commission Regulation (EU) No 651/2014 Chapter I, Article 2, (83) http://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/PDF/?uri=CELEX:32014R0651&from=en. (Institution that either does research and/or disseminates results of the research). This status has to be confirmed by the Ministry of Education, Youth and Sports. Institutions that do not have the status of a research organization can still be part of CzechELib, but cannot receive the subsidy.  

Q A.4. Can institutions cancel their subscriptions during the project? Under what conditions and with what consequences? Or do they have to stay with the selected databases throughout the whole project?
We expect the institutions to have responsible approach to their membership in existing consortia. Consequences of such steps would depend mostly upon the publishers and their conditions.

Q A.5. Can new institutions join the project anytime?
Can institutions during the project join consortia for resources they have not signed to at the start of the project?

We want to keep CzechELib as open and flexible as possible. In principle yes, however such step would have to be approved by the Board of Experts and confirmed by the Steering Committee. Plus how many institutions can get the subsidy depends on how much money we have. Also we will have to take into consideration a qualified legal opinion.

Q A.6. How about institutions that still have running funding from other projects?
This would depend mainly on contract conditions of particular project, which we would have to consider. In general, we will gladly incorporate them into the CzechELib consortium, however, if their financing went from an EU project, we cannot subsidize the resource in the sustainability period of their project, and they have to pay it fully from their own pocket during such period. However, we would like the publishers to treat them as full members of the respective CzechELib consortium.

Q A.7. We have heard from several institutions that they want to continue beyond 2018, which is covered by current contract and they want to switch over to CzechELib consortium - but we have not received a request for a quote, although we are the only vendor who is able to provide this content.
If they have funding available for 2018 and/or later from EU grant, they are not eligible for the CzechELib subsidy. If they have no funding available for 2018 and later, we would like to take over the substance of the contract; however we have to enter into a new contract following a public tender. Please let us know about such situation via licensing@czechelib.cz.

B. Content

Q B.1. What is the process and criteria of choosing content? Do you have any priorities?
No, there is no prejudice. Currently we are developing a methodology that will set the criteria like a minimum size of consortia etc. Also the Board of Experts will have to confirm the resource as essential for R&D.

Q B.2. Can institutions choose to add additional content during the period of 2018-2022? Will they be required to license this content outside of CzechELib, or will there be flexibility to include new content later?
Every institution had the opportunity to say in which resources they are interested so currently we work just with these resources. However, in the future it shall be possible to add some new resources to CzechELib depending mainly on the funding available.

Q B.3. Can a publisher offer additional content to member institutions via CzechELib?
Yes, later on. Now please respond with a preliminary price proposal for the list of electronic resources and list of participating institutions we have provided. At this moment we are still at the beginning of the project setting rules, services and methodologies.

Q B.4. We have a list of preliminary institutions, that are interested in the content - so after we send you our offers, you will be able to ask also the other institutions that haven't opt in in the first list - just to see if there's order interest or is it limited to that list only?
At the beginning of this year we have asked all the institutions whether they want to take part in CzechELib national consortium. If they did, they gave us their wish list of what they want to subscribe to. Now they received the preliminary pricing and they shall make the final decision whether they want to go on or leave. The deadline to confirm their interest is July 31, 2017. We are doing our best to meet the needs of the institutions, however we are under extreme time pressure. We have to perform public tenders for all the approved resources, enter all contracts with institutions and with publishers and make sure the resources are accessible from January 1, 2018. That´s why we have to draw a line somewhere and say that institutions that do not confirm their interest by the end of July cannot be part of CzechELib consortia in 2018. We are sure there will be a way how to join later on since we want to keep CzechELib as open as possible, but we have to create exact rules for that and that is one of the challenges for the upcoming year.

Q B.5. What is your approach to the resources that are available on multiple platforms at the same time by different vendors? One option is to target at the lowest price, which is logical. But on the other hand on different platforms you may have different possibilities of integration, features etc. Currently we are tuning the methodology at the Board of Experts level.

C. Price proposal, payment terms

Q C.1. Is there any kind of format of preliminary prices you prefer? Would it be beneficial to have the price broken up by each institution individually showing each fee? We received the matrix - some of the institutions asked for multiple products from us, so each one of those would be individually itemized or is it enough we send a global fee?
Most publishers provided the price proposal per institution applying for a particular resource. If you prefer to give us the lump sum for a set for institutions, we will have to recalculate it. In most cases we expect the price to be split for individual institutions. If you wish to provide us also with a proposal of an unlimited nationwide license, we will gladly evaluate it.

Q C.2. Do you expect the price quotes to be flat and equal for each of the 5 years or should they include let’s say 5% or 10% growth?
It is up to you. We don't mind the prices rising according to the world/EU inflation. We are accustomed to different models.

Q C.3. The currency of the offers should be local or euros or other?
We expect your usual currency. Whichever you use.

Q C.4. When are you going to pay us?
We would like to pay annually, in the year when you deliver the content. State budget is usually quite slow, so we would like to ask you to be patient - will ask for the due day of payment, let's say end of April - half of May, because money will come to the institutions in March/April, so we won´t be able to collect the contributions and hence to pay earlier.

Q C.5. What's your payment term - 90 days, 120 days? It has to be legally incorporated in the License agreements.
I believe it is fully legal that the payment is delayed by let's say 90 days. We expect the invoice to be issued at the beginning of a calendar year. To be on the safe side, we would prefer 120 or even better 150 days term. If this is unacceptable for you we can send you a down payment at the end of the preceding year. But we are strongly trying to avoid that, since it causes accounting problems.

Q C.6. You mentioned that preliminary pricing will be reviewed by the Board of Experts. How will the Board decide if the prices are fair enough?
To the Board we invited people that are serious and professional enough and have experience with the processes. They are not acting on behalf of their institutions, but represent the subject area. We hope that you are serious too and will not increase the price to double if we decide to sign a contract with you. If there are much less institutions, then the price will of course change. We have to start from something. We tell the institutions to expect approximately the same sums as last year.

Q C.7. After you receive preliminary prices, do you expect to have meetings with every publisher? Will you meet the publishers directly and present the situation?
That would be too time consuming. We expect that you give us reasonable figures that we can pass to our participating institutions. If there is no interest, we will get in touch with you. If it is acceptable, we will proceed further on. If there is something extraordinary, we will definitely get in touch with you as well.

D. Subsidy

Q D.1. Money comes from EU - so every year there will be a tender?
No. We would like to have a contract for 5 years with the prices for 5 years, paying year by year.

Q D.2. What is the amount of the subsidies?
The state subsidy for the participating institutions will be 70 % for citation databases and managerial tools and up to 60 % for the other resources. We have a fixed amount of money for each of the years 2018 to 2020, so the ratio of subsidy will depend on number of participating institutions.

Q D.3. How will you decide about the funding/the subsidies for the institutions? Will you decide that after seeing all the offers and comparing them against the funds that you have or you have set of rules?
First the Board of Experts will assess all the price proposals and decide where to draw a line. This way we´ll get the whole sum needed for the year. Following the decision of the project Steering Committee that the citation databases and the managerial tools will be supported by 70 %, we cut down 70 % of the subsidy for Web of Science and Scopus and we spread the rest evenly to the remaining electronic resources approved. We hope that would give subsidy of around 50 %.

Q D.4. Some institutions are smaller than others, the funding that will be given to them is more important to them than to the bigger ones - will that be somehow taken into consideration?
We have no better idea than to spread the subsidy even irrespective of electronic resource cost and institution size. The institutions receive preliminary quotes and then they will decide whether they want to go on with it or not.

Q D.5. After you do the matrix of 100 resources vs. 130 institutions - what if an institution has some leftovers? Will there be a second survey?
It depends on the available funding. If we have some money left and there at least three or four parties interested in an additional resource (depends on the approved methodology), then yes.

E. Tender

Q E.1. Does every contract have to go through a public tender?
With regard to funding from the EU operating program all contracts entered by CzechELib must be subject to a public tender process under Czech law. This applies also to the publishers who have a valid contract with the current consortium but which will be financed with the subsidy through CzechELib from 2018 onwards.

Q E.2. Is the language of the tender procedure going to be Czech? Do we need to use a third party - a lawyer? Have it translated? Is it by law it must be in Czech language?
We are glad to announce that we must not discriminate anyone based on the language. Therefore we expect most of the tender procedures and the negotiations to be conducted in English. The text of the contract itself shall be in English too.

Q E.3. Can you let us know the time frame of the tender policy in the Czech Republic?
Well, it could be actually quite short, because we believe that most of the tender procedures will be almost identical. These will be single supplier tenders, tendering the only possible supplier. This could be a quite short procedure. There is a Government committee for transparent tendering in the Czech Republic and we are preparing a document for them showing a typical proposed contract, hoping that it will speed up the procedure.

Q E.4. The whole tendering/licensing process will be finished in 2017 and access will be started in 2018 - do you have and expected time to start the access?
We have to guarantee the accessibility of resources from January 1, 2018.

F. License, Invoice

Q F.1. Are you going to send us a standard ChechELib Licence agreement or would you like us all to send you our own versions of our own Licenses instead?
Currently we are working on a standard CzechELib Licence agreement proposal with our lawyers. If you find some provisions unacceptable, we will discuss it.

Q F.2. Are you looking for the direct licence?
If this means direct license with the publisher than we are open to this option.

Q F.3. Will CzechELib sign a license on behalf of all the member institutions? If so how many years should the consortium license cover?
Yes. CzechELib will sign one licence for the particular resource/collection with the publisher, and part of the licence will be a list of components/single resources and list of participating institutions. Besides that CzechELib will sign contracts with participating institutions. Current licence should cover 5 years with the possibility to terminate the contract in 2020 without sanctions (as explained in Q A.1).

Q F.4. Will CzechELib be able to work with a single invoice and make a single payment to the publisher/content provider?
Yes, we believe so. Just to be on the safe side in case the contribution of a consortia member is delayed, we would like to have an option of an incomplete payment, obviously with an agreed penalisation.

G. Agents

Q G.1. You prefer communicating about the content directly with the publishers, but in case there are certain agreements in place and the publishers appoint an agent, are you willing to negotiate with the agent and accept the price proposal from him?
The underlining principle is that CzechELib negotiates the essential elements of the contracts directly with the publishers, not through intermediaries. By this we mean prices and possible annual increase, flipping to open access and making changes in the list of participants or titles. We understand that some publishers will authorize their agents to perform certain activities on their behalf and we do not mind the presence of agents during negotiations and later during operation of the contract but we insist to negotiate crucial issues directly with the publishers.
If you already have a valid contract with some set of institutions here in the Czech Republic and they would like to continue in cooperation, we still have to retender it. Everything we shall finance must pass through a public tender procedure. As far as using intermediaries in the public tender is concerned, we have to wait for the legal opinion from the lawyers.

Q G.2. Where can the agents come in? We don´t mind if you want to negotiate directly, keeping in touch, but if we already agree on prices, can we then pass it to agents to perform the tender for us?
We certainly will negotiate the principal points of the license directly with you, but we do not mind if you leave the operational issues on your agents. As to your being represented by your agents in the tender, we still do not have an official legal opinion on what are the necessary prerequisites. We will inform you as soon as we have the information.

H. Access

Q H.1. There are certain points in the draft regarding the permanent access. This is something that majority of the companies will not be able to accept because of a number of reasons (technical, legal...). I am just afraid we will not be able to sign this and I think that every single publisher has their own license and it is going to be a long and tedious process to negotiate every single bit of the licence that you are giving us. So what's the idea of handling that?
This is relevant primarily if not exclusively to article/journal databases. We had the permanent access clause in many contracts we have signed and it is not necessarily permanent access on the site of publisher. We believe that we should be entitled to having access to whatever content we had once paid for. As long as we have a valid agreement, the content is accessible on your site. As soon as our contract terminates, we have to have access to what we paid for on our site. Or in case you disappear from the market (which we don’t hope to happen), then we still have to have access to the content procured earlier. We will keep the content in an escrow and will be allowed to use it only under conditions we agree upon.

Q H.2. Please explain the Print and Read principle in connection to Open Access.
It started so, that the German Max Planck Gesellschaft published White paper on Open Access (https://goo.gl/gVBWXb), which has shown that the volume of money that should be paid for gold Open Access for the whole scientific output of the whole Germany is approximately equal to the sum of subscriptions for the same titles. The similar finding is true for Scoap3 project (https://scoap3.org).
We believe there is other way how to achieve the same income for you besides paying a subscription fee. And that is paying for the published article, which you usually call APC. We prefer to call it Publish and Read instead, PAR, showing we are PARtners.
We need you, publishers, because through your editorial and publishing work the quality of research is proven and based on that the funding is channelled back to the research institutions. You are part of the scholarly information cycle. The research community needs you as a vehicle of communication of the results of their research.

I. What next?

Q I.1. What will be the next steps? When do we get a final request from CzechELib/ institutions?
As soon as we receive the critical mass of your preliminary prices, we will start checking it with the Board of Experts and we believe that before the end of summer holidays we will start sending out final requests.


Projekt CzechELib je spolufinancován EU.
CzechELib project is co-funded by the European Union.

Logo OP VVV